Има управление на социални медии, след това има управление на социални медии за правителствени агенции. В края на краищата, кой друг може да каже, че публикациите му се считат за публични записи съгласно Закона за свобода на информацията (FOIA)?



За да поддържат съответствие със закона, държавните организации трябва да прилагат задълбочени практики за архивиране в социалните медии. Това не е най-вълнуващата работа, но е от решаващо значение за защитата на вашата агенция от бъдещи рискове. Има редица инструменти за социални медии, които помагат на държавните агенции управлявайте този процес, но преди да направите избор, трябва да разберете уникалния подход на вашата държава към запазването на записи в социалните медии.



В тази статия разглеждаме основите на архивирането в социалните медии, за да можете да вземете възможно най-информираното решение.

Моля, обърнете внимание: Информацията, предоставена в тази статия, не представлява и не е предназначена да представлява официален правен съвет. Моля, прегледайте нашите пълен отказ от отговорност преди да прочетете повече.

Какво представлява архивирането в социалните мрежи?

Архивирането в социалните медии е практика за архивиране на съдържание, споделено от и с организация, така че да може да бъде използвано на по-късна дата. Тези резервни копия се съхраняват локално от организация, така че да поддържат съответствие със законите за публичните регистри.

Текстово изображение, което казва,"What is social media archiving? Social media archiving is the practice of backing up content shared by and with an organization so that it can be referenced at a later date. These backups are stored locally by an organization so they maintain compliance with public records laws."

За разлика от традиционните публични записи, записите в социалните медии са незабавно видими за обществеността, след като бъдат създадени от вашата агенция и вашите избиратели. Легитимните (т.е. не спам) коментари, отговори, споменавания и DM могат да се считат за публичен запис, след като бъдат публикувани във вашите социални профили.

значение на 323

Много, но не всички, държави са издали конкретни насоки относно публичните записи в социалните медии и тяхното съхранение. Обърнете се към уебсайта на вашия държавен департамент за най-актуалните насоки за вашите практики за архивиране в социалните медии.



Защо архивирането в социалните медии е важно за държавните институции?

Архивирането на съдържание в социалните медии е критична практика за поддържане на прозрачност. Без специфичен за социалните медии процес на водене на записи, вашата организация може да не е в състояние да изпълни исканията на FOIA за тази информация.

FOIA може да е приет през 1966 г., но неговите приложения са достатъчно широки, за да се приложат към съвременните технологии чрез техните определение на термина 'запис' . Съгласно FOIA за запис се счита всяка писмена форма, която е създадена или получена от агенция или под контрола на агенцията към момента на искането. Това включва книги, документи, снимки, видеоклипове - и разбира се, съдържание в социалните медии .

Под социалните медии това включва повече от съдържанието на самата публикация. Коментарите, отговорите и харесванията също се считат за получени записи, които също трябва да бъдат архивирани съгласно FOIA. Дори простите актуализации, като тази публикация от Facebook страницата на град Лас Вегас, са обект на практики за архивиране в социалните медии.



Публикация във Facebook от правителството на град Лас Вегас, обясняваща, че повече няма да се приемат пари в брой във входния павилион Floyd Lamb Park at Tule Springs.

Правителствените агенции са отговорни за създаването на свои собствени процеси за архивиране в социалните медии. Платформите запазват съдържанието на социалните медии, но само за толкова дълго време. Социалните мрежи - като Facebook, X (преди известен като Twitter), Instagram или LinkedIn - са частни компании. Те не са обвързани от FOIA, следователно няма нужда да съхраняват потребителско съдържание за неопределено време. След като това съдържание изчезне, вероятно е изчезнало завинаги.

Как и кога да архивирате съдържанието на социалните медии

Социалните медии се считат за обществени записи в САЩ, но някои щати имат уникални закони за съхранение на публични записи, които имат отражение върху това как и кога да се архивира социално съдържание.

Ако вашата държава няма конкретно законодателство за това как да се справя с архивирането в социалните медии, Национална администрация за архиви и архиви предлага насоки как да го направите правилно. Тези методи включват:

  • Използване на RSS канали, агрегатори или ръчни методи за заснемане на съдържание.
  • Използване на инструменти, вградени в някои социални медийни платформи за експортиране на съдържание.
  • Използването на специфични за платформата интерфейси за програмиране на приложения (известни още като API ), за да изтеглите съдържание.

Ако вашата агенция използва социалните медии редовно в множество платформи, ще искате да използвате подхода на API. Звучи сложно, но тези инструменти и услуги на трети страни опростяват иначе отнемащите време ръчни усилия за събиране и организиране на изходящо и входящо съдържание.

Аспектът „кога“ на архивирането в социалните медии до голяма степен зависи от избрания от вас метод. Ако планирате да архивирате съдържание ръчно, ще искате да го правите всяка седмица или дори ежедневно, за да избегнете работата да стане твърде непосилна. Ако обаче архивирате с помощта на инструмент, можете да архивирате на тримесечна база.

какви са ангелските числа

Най-добри практики за архивиране в социалните медии

Идеята за записване и запазване на всяка публикация, коментар и взаимодействие в присъствието на вашата агенция в социалните медии може да изглежда обезсърчително, но не се паникьосвайте. Използвайте тези най-добри практики, за да поддържате съответствие, без да бъдете затрупани.

102 ангелско число

Определете ролите и отговорностите за управление на записи

Позволяването на архивирането в социалните медии да бъде отговорност на всеки, без да го прави нечия работа, оставя вашата агенция изложена на много рискове. Това е особено вярно за организации, които управляват няколко профила в различни платформи. Колкото повече информация споделяте в социалните мрежи, толкова по-лесно е записът да изчезне.

Избягвайте тази съдба, като дефинирате ролите и отговорностите за архивиране заедно с ключовите заинтересовани страни в социалните медии. Работете заедно, за да идентифицирате следното:

  • Кой ще бъде основният човек за архивиране в социалните медии? Това лице отговаря за разработването и поддържането на актуални процеси за водене на записи, свързани със социалните медии. Те също така отговарят за изпълнението или делегирането на задълженията за архивиране в зададения от вашата организация ритъм.
  • Колко често трябва да се архивират публикациите? Както споменахме по-рано, това до голяма степен зависи от предпочитания от вас метод на архивиране.
  • Къде ще се съхранява архивираното съдържание и кой има достъп до него? Отворените файлове в споделеното хранилище оставят агенциите отговорни за всякакви злонамерени лица, които могат да подправят архивираното съдържание. За да сте сигурни, посочете къде записите (и техните резервни копия) могат да се съхраняват сигурно.

Подсилете това, което се счита за публичен запис, рано и често

Когато хората мислят за „FOIA“, те си представят документи, снимки и имейли. Публикациите в социалните медии, от страна, обикновено не са най-важните. От вашия екип зависи да гарантира, че всеки член на персонала във вашата организация разбира истинската дефиниция на публичен запис и къде социалните медии попадат в комбинацията.

Включете информация за видовете съдържание, които се считат за обществено достояние във вашия щат по време на обучение на персонала и сесии за адаптиране. Актуализирайте политиката си за социални медии, за да включите изрично какво трябва и какво не трябва да правите съответствие със социалните медии . Понякога може да изглежда като прекомерна комуникация, но когато става въпрос за публичния сектор, винаги е по-добре да се предпазите, отколкото да съжалявате.

Редовно преглеждайте политиката си за социални медии

Социалните медийни мрежи се променят често и тези промени могат да изглеждат като всичко - от нови условия на услугата до нови функции. Всички тези актуализации могат да доведат до промени в подхода на вашата организация към процеса на архивиране в социалните медии. Ето защо е наложително да преразгледате своя политика за социални медии редовно.

Добрата политика за социални медии засяга редица теми, включително насоки за лични акаунти, правила за асоцииране на организации и правни насоки. Тези теми далеч не са статични, така че е най-добре да ги преразглеждате редовно или когато настъпи голяма промяна на платформата.

Инструменти за архивиране в социалните медии за улесняване на процеса

Сега, след като имате някои най-добри практики за препратка, вие сте готови да проверите някои инструменти. Следните платформи ще ви помогнат да управлявате нуждите си от съответствие, без да жертвате ефективността.

1. Sprout Social

Sprout Social обединява планирането, докладването, прослушването и архивирането в социални медии в един централизиран инструмент, поддържащ по-рационализирани работни процеси за правителствени агенции. В случай на заявка за записи, специалистите по маркетинг могат да покажат конкретни публикации, като използват инструмента за търсене в Издателство раздел . Подходящите коментари и отговори могат да бъдат намерени с помощта на инструмента за търсене в Интелигентна входяща кутия.

Правителствените агенции също могат да използват Sprout’s Експортиране на входяща кутия за бързо експортиране на публикации, съобщения и рецензии от Smart Inbox в CSV файл за целите на воденето на записи. Тези експортирания предоставят ясна документация на подробни метаданни, включително тип на съобщението и времеви отпечатъци, потребител на Sprout, който е изпратил или редактирал всяко съобщение и постоянни връзки към съобщението в оригиналната мрежа.

Анимиран GIF, демонстриращ как да експортирате информация от Sprout Smart Inbox в CSV файл.

Поискайте демонстрация

3. ArchiveSocial

ArchiveSocial е решение за архивиране на социални медии, поддържано от CivicPlus. Този инструмент подпомага търговците в правителствените агенции със запазване на записи в реално време, което се извършва в съответствие със законите за публичните записи. Докато CivicPlus предлага портфолио от решения за организации от обществения сектор, ArchiveSocial е точково решение, фокусирано изцяло върху архивирането.

Екранна снимка на ArchiveSocial's website home page.

3. Pagefreezer

Pagefreezer е друго решение за цифрово архивиране в реално време, което поддържа правилното запазване на активността в мрежата и социалните медии. Инструментът позволява на организации от всякакъв размер да запазят за постоянно цифрово съдържание в социалните мрежи и извън тях, след което да имат достъп до тези архиви и да ги възпроизвеждат отново, сякаш все още са на живо. Въпреки че Pagefreezer предлага повече от просто социално архивиране, те не предлагат никакви възможности за планиране, отчитане или слушане в социални медии.

202 ангел номер любов
Екранна снимка на PageFreezer's website home page.

Рационализирайте подхода си към архивирането в социалните медии със Sprout

Със Sprout Social правителствените агенции могат да консолидират управлението на социалните медии и архивите в един бюджетен ред, като същевременно поддържат стабилно ниво на съответствие.

За да научите повече за това как Sprout помага на правителствените агенции да създадат по-силни връзки със своите избиратели чрез силата на социалните медии, насрочете демонстрация днес .

Опровержение

Информацията, предоставена в тази статия, не представлява и не е предназначена да представлява официален правен съвет; цялата информация, съдържание, точки и материали са за общи информационни цели. Информацията на този уебсайт може да не представлява най-актуалната правна или друга информация. Включването на каквито и да било насоки, предоставени в тази статия, не гарантира, че вашият правен риск е намален. Читателите на тази статия трябва да се свържат със своя правен екип или адвокат, за да получат съвет по отношение на конкретен правен въпрос и трябва да се въздържат от действия въз основа на информацията в тази статия, без първо да потърсят независим правен съвет. Използването и достъпът до тази статия или която и да е от връзките или ресурсите, съдържащи се в сайта, не създава връзка адвокат-клиент между читателя, потребителя или браузъра и сътрудниците или сътрудниците на правни кантори. Мненията, изразени от всеки сътрудник на тази статия, са техни собствени и не отразяват възгледите на Sprout Social. Цялата отговорност по отношение на предприети или непредприети действия въз основа на съдържанието на тази статия изрично се отхвърля.

Споделете С Приятелите Си: